E-Mail-Postfächer der Praxis umziehen: So wechseln Sie den Anbieter ohne verlorene Mails

Der alte Anbieter wird teurer, das Postfach ist ständig voll, oder die Praxis zieht mit der Website ohnehin zu einem neuen Hoster. Irgendwann steht die Frage im Raum: Wie bekommen wir unsere E-Mail-Postfächer zu einem neuen Anbieter, ohne dass Patientenanfragen, Befunde von Kollegen oder Rechnungen von Laboren verloren gehen? Die gute Nachricht: Ein Postfach-Umzug ist planbar. Er scheitert fast immer an der Reihenfolge, nicht an der Technik.

Wir beschreiben hier den Ablauf, wie wir ihn bei Praxen und kleinen Betrieben umsetzen. Für eine Praxis mit drei bis zehn Postfächern ist das typischerweise eine Sache von wenigen Tagen Vorbereitung und einem ruhigen Umstellungsabend.

Was gehört beim Postfach-Umzug eigentlich dazu?

Ein E-Mail-Umzug besteht aus zwei getrennten Vorgängen, die oft in einen Topf geworfen werden:

• Der Bestand: alle bisherigen Mails samt Ordnerstruktur, also Posteingang, Gesendet, Archiv und die Ordner, die sich Ihr Team über Jahre angelegt hat.
• Der Mailfluss: die Frage, an welchen Server neue Mails an info@ihre-praxis.de zugestellt werden. Das steuert ein Eintrag im DNS Ihrer Domain, der sogenannte MX-Eintrag.

Die goldene Regel lautet: erst den Bestand kopieren, dann den Mailfluss umstellen, zuletzt den alten Vertrag kündigen. Wer in einer anderen Reihenfolge vorgeht, verliert entweder alte oder neue Mails.

Schritt 1: Bestandsaufnahme in der Praxis

Bevor irgendetwas umgezogen wird, schreiben Sie auf, was es überhaupt gibt. In Praxen ist das meist mehr, als man denkt:

• Alle Postfächer, zum Beispiel info@, rezeption@, termine@ und die persönlichen Adressen der Ärztinnen und Therapeuten.
• Weiterleitungen und Aliasadressen, etwa bewerbung@, das in Wahrheit im Postfach der Praxisleitung landet.
• Abwesenheitsnotizen für Urlaub und Vertretung, inklusive Text mit Hinweis auf die Vertretungspraxis oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117.
• Alle Geräte, auf denen die Postfächer eingerichtet sind: Empfangsrechner, Behandlungsräume, Smartphones, das Tablet für den Hausbesuch.
• Die Zugangsdaten zu jedem Postfach. Ohne Passwort lässt sich kein Bestand kopieren.

Gerade der letzte Punkt kostet in der Praxis oft am meisten Zeit. Wenn Passwörter auf Zetteln am Monitor oder nur im Kopf einer ehemaligen Mitarbeiterin existieren, lohnt sich vorher ein Blick in unseren Beitrag Wer hat das Passwort?

Schritt 2: Den neuen Anbieter richtig auswählen

Eine Praxis verschickt und empfängt per E-Mail regelmäßig Gesundheitsdaten, auch wenn das niemand so geplant hat. Patienten schicken Fotos von Befunden, Labore schicken Rückfragen. Deshalb gehören bei der Wahl des neuen Anbieters drei Punkte auf die Liste:

• Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den der Anbieter Ihnen bereitstellt.
• Server in der EU, idealerweise in Deutschland.
• Ein erreichbarer Support, der am Umstellungstag auch wirklich antwortet.

Wichtig für Arztpraxen: Ihr KIM-Postfach aus der Telematikinfrastruktur ist ein eigener Dienst. Es läuft über Ihren KIM-Anbieter und ist von einem Wechsel des normalen E-Mail-Anbieters nicht betroffen.

Schritt 3: Postfächer anlegen und den Bestand kopieren

Beim neuen Anbieter legen Sie alle Postfächer mit exakt denselben Adressen an. Danach kopieren Sie die alten Mails hinüber, solange der alte Anbieter noch alle neuen Mails empfängt. Dafür gibt es zwei Wege:

• Mit dem Mailprogramm: Bei einem oder zwei Postfächern richten Sie in Thunderbird oder Outlook das alte und das neue Konto nebeneinander ein und ziehen die Ordner per Maus hinüber. Das dauert, funktioniert aber.
• Mit einem Migrationswerkzeug: Viele Anbieter bieten einen eingebauten Import per IMAP an. Wir nutzen bei mehreren Postfächern das Werkzeug imapsync, das Ordner für Ordner abgleicht und sich beliebig oft wiederholen lässt.

Rechnen Sie bei großen Postfächern mit Geduld. Wer zehn Jahre Praxiskorrespondenz mit Anhängen im Posteingang hat, kopiert unter Umständen viele Gigabyte, und Anbieter drosseln solche Übertragungen gern.

Schritt 4: Wie stellen Sie den Mailfluss ohne Ausfall um?

Jetzt kommt der eigentliche Wechsel. Einen Tag vorher setzen Sie die sogenannte TTL des MX-Eintrags herunter, zum Beispiel auf 300 Sekunden. Die TTL bestimmt, wie lange DNS-Server im Internet sich die alte Zieladresse merken. Ist sie kurz, greift die Umstellung schneller.

Am Umstellungstag ändern Sie den MX-Eintrag auf den neuen Anbieter. Ab diesem Moment landen neue Mails nach und nach beim neuen Server. „Nach und nach“ ist dabei wörtlich gemeint: Einige Absender liefern noch eine Weile an den alten Server, andere schon an den neuen. Deshalb gilt:

• Das alte Postfach bleibt noch einige Tage aktiv.
• Nach ein bis zwei Tagen holen Sie per erneutem Abgleich alle Nachzügler aus dem alten Postfach.
• Erst wenn dort nichts Neues mehr ankommt, kündigen Sie.

Am besten legen Sie die Umstellung auf einen Freitagnachmittag, an dem die Praxis ohnehin früher schließt. Dann hat das Team am Montag einen sauberen Start.

Schritt 5: Die Einträge, die fast alle vergessen

Der MX-Eintrag sorgt nur dafür, dass Mails ankommen. Damit Ihre eigenen Mails beim Empfänger nicht im Spam landen, müssen SPF und DKIM auf den neuen Anbieter umgestellt werden. Den DMARC-Eintrag prüfen Sie dabei mit:

• SPF legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain senden dürfen. Steht dort noch der alte Anbieter, wirken Ihre Mails verdächtig.
• DKIM ist eine digitale Signatur. Der neue Anbieter gibt Ihnen dafür einen eigenen Schlüssel.
• DMARC sagt anderen Servern, wie sie mit Mails umgehen sollen, die weder eine gültige SPF- noch eine gültige DKIM-Prüfung für Ihre Domain vorweisen. Ein vorhandener Eintrag bleibt meist unverändert. Fehlt er, legen Sie ihn jetzt an.

Für diese Einträge brauchen Sie Zugriff auf die DNS-Verwaltung Ihrer Domain. Wenn Sie nicht sicher sind, wer die Domain verwaltet oder auf wen sie eingetragen ist, lesen Sie vorher Wem gehört Ihre Domain?

Schritt 6: Geräte, Filter und Abwesenheitsnotizen

Was im Mailprogramm passiert, zieht nicht automatisch mit um. Das betrifft:

• Zugangsdaten auf allen Geräten: neuer Server, oft neuer Benutzername. Gehen Sie die Liste aus Schritt 1 Gerät für Gerät durch.
• Filterregeln und Weiterleitungen, die auf dem alten Server eingerichtet waren.
• Abwesenheitsnotizen für den nächsten Urlaub. Legen Sie die Vorlage mit Vertretungsregelung gleich neu an, solange Sie daran denken.
• Kalender und Kontakte, falls sie über den alten Anbieter synchronisiert wurden. Sie werden getrennt übertragen.

Checkliste für den Umzug

1. Bestandsaufnahme: Postfächer, Aliasadressen, Weiterleitungen, Geräte, Passwörter.
2. POP3-Arbeitsplätze identifizieren und deren lokale Mails sichern.
3. Neuen Anbieter mit AV-Vertrag und EU-Servern wählen.
4. Postfächer anlegen, Bestand kopieren.
5. Am Vortag die TTL des MX-Eintrags senken.
6. MX umstellen, SPF und DKIM anpassen, DMARC prüfen.
7. Geräte umstellen, Filter und Abwesenheitsnotizen neu anlegen.
8. Nachzügler abgleichen, erst dann den alten Vertrag kündigen.

Und wenn die Website gleich mit umziehen soll?

Oft ist der Postfach-Umzug Teil eines größeren Wechsels. Dann gilt dieselbe Logik für die Website: erst neu aufbauen, dann umschalten, zuletzt kündigen. Wie das Schritt für Schritt abläuft, steht in unserem Beitrag Hoster wechseln ohne Ausfall.

Wenn Sie den Umzug lieber abgeben möchten: Wir betreuen Praxen bei Website, Domain und E-Mail aus einer Hand, inklusive Postfach-Umzug und einem Ansprechpartner, der am Umstellungstag erreichbar ist. Mehr dazu auf unserer Seite zu Websites für Praxen.