Öffnungszeiten und Urlaub auf der Website selbst ändern: So geht es ohne Webdesigner

Der Betrieb macht zwei Wochen Urlaub, die Praxis schließt zwischen den Jahren, die Werkstatt hat ab November donnerstags länger auf. Eigentlich eine Sache von fünf Minuten. In der Praxis steht auf vielen Websites aber noch der Hinweis auf die Sommerpause vom letzten Jahr, oder die neuen Zeiten stehen nur an der Ladentür. Kunden fahren dann umsonst hin oder rufen vor verschlossener Tür an.

Die gute Nachricht: Öffnungszeiten und Urlaubshinweise sollten Sie selbst ändern können, ohne jedes Mal Ihren Webdesigner zu beauftragen. Wie das geht, hängt davon ab, womit Ihre Website gebaut ist. Wir gehen die üblichen Fälle durch.

Womit ist meine Website eigentlich gebaut?

Bevor Sie suchen, wo die Zeiten stehen, klären Sie, in welchem System Sie überhaupt arbeiten. Bei kleinen Betrieben sind es fast immer drei Varianten:

• Baukasten (zum Beispiel Jimdo, Wix oder ein Paket Ihres Hosters): Sie haben Zugangsdaten für ein Kundenkonto und bearbeiten die Seite direkt im Browser.
• WordPress: Die Anmeldung liegt meist unter ihre-domain.de/wp-admin. Ihr Webdesigner hat Ihnen idealerweise ein eigenes Benutzerkonto eingerichtet.
• Individuell gebaute Website mit Redaktionssystem: Sie bekommen einen eigenen Zugang zu einem schlanken Verwaltungsbereich, in dem nur die Inhalte stehen, die Sie selbst pflegen sollen.

Wenn Sie es nicht wissen: Fragen Sie bei Ihrem Webdesigner nach, und lassen Sie sich die Zugangsdaten geben. Die gehören Ihnen. Wo Sie solche Zugänge sicher aufbewahren, haben wir im Beitrag Zugangsdaten im kleinen Betrieb sicher verwalten beschrieben.

So ändern Sie die Zeiten im jeweiligen System

Im Baukasten

Melden Sie sich an, öffnen Sie die Seite mit den Öffnungszeiten und klicken Sie direkt in den Text. Ändern, speichern, veröffentlichen. Achten Sie darauf, dass Sie am Ende wirklich auf Veröffentlichen klicken. Bei manchen Baukästen bleibt die Änderung sonst nur im Entwurf.

Ein typischer Stolperstein: Die Zeiten stehen an mehreren Stellen, etwa im Fußbereich jeder Seite und zusätzlich auf der Kontaktseite. Prüfen Sie nach dem Speichern beide.

In WordPress

Hier stehen Öffnungszeiten je nach Aufbau in einem Seiteninhalt, in einem sogenannten Widget im Fußbereich oder in den Einstellungen des Themes. Wenn Sie die Stelle nicht finden, hilft die Suche nach einem markanten Wort aus den alten Zeiten, zum Beispiel „Donnerstag“, unter Seiten. Was nicht im Seiteninhalt steht, liegt je nach Theme unter Design → Widgets, Design → Customizer oder bei neueren Themes unter Design → Editor. Sehen Sie das Menü Design gar nicht, fehlen Ihrem Konto die Rechte dafür. Dann fragen Sie Ihren Webdesigner.

Ändern Sie dabei nichts an Plugins oder am Theme selbst. Für Öffnungszeiten ist das nie nötig.

Mit eigenem Redaktionssystem

Gut gebaute Websites haben für Öffnungszeiten ein eigenes Feld: Wochentag, von, bis, fertig. Die Website setzt die Zeiten dann überall gleich ein, auf der Startseite, im Fußbereich und auf der Kontaktseite. Sie ändern an einer Stelle, und es stimmt überall. So richten wir das bei unseren Kunden ein, weil genau dieser Fehler mit doppelt gepflegten Zeiten sonst immer wieder passiert.

Wie kündige ich Urlaub oder Betriebsferien richtig an?

Ein Urlaubshinweis ist etwas anderes als neue Öffnungszeiten. Er ist befristet, und er muss auffallen. Bewährt hat sich:

1. Ein Hinweis ganz oben auf der Startseite, als schmales Band oder kurzer Kasten. Nicht versteckt auf der Kontaktseite.
2. Konkrete Daten statt „demnächst“: „Wir sind vom 23. Dezember bis 3. Januar geschlossen. Ab 4. Januar sind wir wieder für Sie da.“
3. Eine Alternative nennen: Wer vertritt Sie? Wohin können sich Kunden in dringenden Fällen wenden?
4. Den Hinweis rechtzeitig einstellen, am besten zwei bis drei Wochen vorher, damit Kunden planen können.
5. Den Hinweis wieder entfernen. Ein abgelaufener Urlaubshinweis wirkt, als würde sich niemand um die Seite kümmern.

Für den letzten Punkt hilft ein Kalendereintrag am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub. Manche Redaktionssysteme können Hinweise auch mit Start- und Enddatum anlegen, dann verschwindet das Band von allein.

Besonderheit für Arztpraxen

Wenn die Praxis geschlossen ist, gehören zwei Angaben in den Hinweis: die Vertretungspraxis mit Adresse und Telefonnummer und der ärztliche Bereitschaftsdienst unter der 116117. Für lebensbedrohliche Notfälle zusätzlich die 112. Patienten suchen genau das, wenn sie auf der Website landen und die Praxis nicht erreichen. Wie wir Praxis-Websites aufbauen, damit solche Hinweise schnell eingestellt sind, zeigen wir unter Praxis-Websites.

Website ist nicht der einzige Ort: Google, Anrufbeantworter, Aushang

Viele Kunden sehen Ihre Öffnungszeiten gar nicht auf Ihrer Website, sondern direkt in der Google-Suche oder in Google Maps. Die Angaben dort kommen aus Ihrem Google-Unternehmensprofil, und das pflegen Sie getrennt von der Website.

Für Feiertage und kurze Schließungen von bis zu sechs Tagen am Stück gibt es im Unternehmensprofil eigene besondere Öffnungszeiten. Ihre regulären Zeiten bleiben dabei unverändert, danach gelten automatisch wieder die normalen Zeiten. Bleibt der Betrieb sieben Tage oder länger zu, sieht Google vor, das Profil als vorübergehend geschlossen zu markieren. Diese Markierung müssen Sie nach dem Urlaub selbst wieder aufheben. Ändern Sie für einen Urlaub in keinem Fall die regulären Öffnungszeiten, sonst müssen Sie hinterher alles zurückstellen und vergessen es womöglich. Wie Sie das Profil insgesamt pflegen, lesen Sie im Beitrag Google-Unternehmensprofil: Der Eintrag, den Kunden vor Ihrer Website sehen.

Achten Sie darauf, dass alle Stellen dasselbe sagen. Widersprechen sich Website und Google-Eintrag, wissen Kunden nicht, was gilt, und rufen im Zweifel gar nicht erst an. Dazu gehören auch:

• die Ansage auf dem Anrufbeantworter,
• die automatische Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Postfach,
• Einträge in Branchenverzeichnissen und Bewertungsportalen,
• bei Praxen das Online-Terminsystem, das in der Urlaubszeit keine Termine anbieten darf. Mehr dazu im Beitrag Online-Terminbuchung auf der Website.

Checkliste vor jedem Urlaub

Diese Liste können Sie so übernehmen und vor jeder Schließung abhaken:

• Urlaubshinweis oben auf der Startseite eingestellt, mit genauen Daten
• Vertretung oder Notfallkontakt genannt
• Google-Unternehmensprofil angepasst (besondere Öffnungszeiten oder vorübergehend geschlossen)
• Erinnerung gesetzt, „vorübergehend geschlossen“ nach dem Urlaub wieder aufzuheben
• Anrufbeantworter und E-Mail-Abwesenheitsnotiz angepasst
• Online-Terminbuchung für den Zeitraum gesperrt
• Kalendereintrag zum Entfernen des Hinweises gesetzt

Was, wenn ich es selbst gar nicht ändern kann?

Wenn Sie für jede Änderung an den Öffnungszeiten eine E-Mail an Ihren Webdesigner schreiben und auf eine Antwort warten müssen, stimmt etwas mit dem Aufbau nicht. Öffnungszeiten, Urlaubshinweise und Teamänderungen sind die Inhalte, die sich am häufigsten ändern. Genau die sollten Sie ohne Hilfe pflegen können.

Bei den Websites, die wir bauen, bekommen Sie dafür einen eigenen, übersichtlichen Zugang. Darin finden Sie nur das, was Sie wirklich ändern müssen, und nichts, was Sie aus Versehen kaputt machen können. Wenn Sie wissen möchten, was eine solche Website kostet, finden Sie unsere Pakete unter Webdesign: Preise.